Oleh:
I
MACAM
MACAM SURAT
Dalam kehidupan
sehari-hari terdapat bermacam-macam surat yang beredar baik antar organisasi,
antar instansi maupun antar perusahaan.
Dalam hal-hal tertentu jelas ada perbedaan-perbedaan, baik asal surat,
sifat surat, tujuan, cara pembuatan, cara pengiriman dan lain sebagainya.
Jenis-jenis surat dapat
ditinjau dari beberapa segi sebagai mana diuraikan berikut ini:
1.
Berdasarkan
Sifat Surat
Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi
3 jenis
a.
Surat
Pribadi
Adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan,
surat-surat yang berisi masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan
keluarga, dan sebagainya,
b.
Surat
Dinas/Resmi
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan
berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan
kedinasan/kegiatan dinas sebuah instansi pemerintah.
c.
Surat
Niaga
Adalah surat-surat yang
berisi soal-soal perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada
para pelanggan.
2.
Berdasarkan
Wujud Surat
a.
Kartu
Pos
Kartu pos adalah
blangko yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia atau instansi lain yang telah
diberi izin oleh PT Pos Indonesia untuk mencetaknya asal sesuai dengan
ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan PT Pos Indonesia.
Kartu pos biasanya
dibuat dengan menggunakan kertas karton yang berukuran 15 cm x 10 cm. Kartu pos mempunyai dua bagian yaitu:
·
Bagian depan atau muka
untuk menulis nama atau alamat pengirim serta penerima.
·
Bagian belakang untuk
menulis berita-berita yang disampaikan.
b.
Warkat
Pos
Adalah
sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambing dan petunjuk penulisan
berita, yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia atau instansi yang telah diberi
izin.
Warkat
pos dapat dilipat-lipat sehingga lipatan luar dapat dipakai menulis nama dan
alamat pengirim serta penerima. Bagian
lipatan dalam untuk menulis berita-berita yang akan disampaikan. Surat dengan memakai warkat pos bertujuan bertujuan untuk
surat yang bersifat keluarga, yang isinya berita yang panjang-panjang, yang bersifat rahasia keluarga,
bukan keperluan dinas atau bersifat resmi.
c.
Surat
Bersampul
Adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada
kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan ke dalam sampul atau
amplop.
d.
Surat
Kilat
Surat kilat adalah surat yang pemberangkatan dan
pengantarannya diutamakan dari surat biasa. Diusahakan bahwa surat itu harus
sampai dalam 1 x 24 jam. Cara pengiriman dapat dilakukan dengan hanya membeir
perangkoyang telah ditentukan oleh Peru Pos dan Giro yang lebih mahal dari
perangko surat biasa.
e.
Surat
Terbuka dan Surat Tertutup
Surat Terbuka adalah
surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum. Misalnya surat dari pembaca
untuk sebuah instansi melalui redaksi surat kabar, majalah, tabloid dan sebagainya.
Surat
Tertutup adalah surat-surat yang dikirimkan kepada alamat tertentu dan isinya
tidak boleh diketahui orang lain.
f.
Memorandum
dan Data Nota Memorandum
Memorandum dan Data
Nota Memorandum adalah satu alat komunikasi berupa surat-surat dilingkungan
dinas yang penyampaiannya tiak resmi dan digunakan secara intern ( didalam
lingkungan sendiri).
g.
Telegram
Telegram adalah suatu alat komunikasi
dengan cara menyampaikan berita-berita melalui radio atau alat telegrap
mengenai sesuatu hal yang perlu mendapat penyelesaian dengan cepat.
3.
Berdasarkan
Keamanan isinya
a.
Surat Sangat
Rahasia
Surat Sangat
Rahasia adalah surat-surat yang biasanya digunakan untuk surat-surat yang
berhubungandengan
keamanan negara atau surat-surat yang berupa dokumen negara, sehingga bilasurat ini jatuh ketangan yang tidak berhak maka
akan membahayakan masyarakatatau bangsa dan negara.
b.
Surat Rahasia
Surat Rahasia adalah surat-surat yang isinya harus
dirahasiakan atau tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena kalau jatuh
ketangan orang yang tidak berhak akan merugikan perusahaan atau instansi
tersebut.
c.
Surat konfidensial
Surat konfidensial adalah surat-surat yang termasuk surat
rahasia karena isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain, cukup diketahui
oleh pejabat yang bersangkutan karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak
akan mencemarkan nama baik orang tersebut.
4.
Surat
Berdasarkan Proses Penyelesaiannya
a. Surat Sangat Segera atau surat kilat
Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat
adalah surat yang harus ditangani secepat
mungkin pada kesempatan yang pertama, karena surat ini harus segera dikirimkan
secepatnya sebab penerima harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya.
b.
Surat Segera
Surat Segera adalah surat yang
secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama dan
segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesaiannya dari pihak
penerima.
c. Surat Biasa
Surat Biasa adalah surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk
penyelesaian karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari
penerima.
5.
Jenis Surat berdasarkan jumlah penerima surat.:
a. Surat perorangan, yaitu surat yang dikirim kepada
seseorang atau satu organisasi tertentu.
b. Surat edaran, yaitu surat yang dikirim kepada beberapa
pejabat atau beberapa orang tertentu.
c. Surat pengumuman, yaitu surat yang ditujukan kepada
sejumlah orang atau pejabat sekaligus.
6.
Jenis Surat berdasarkan Tujuan Penulisan.
Berdasarkan
tujuan penulisannya, surat dapat berupa surat pemberitahuan.
Surat perintah, surat permohonan, surat peringatan, surat panggilan, surat
pengantar, surat keputusan, surat laporan, surat perjanjian, surat penawaran,
dan sebagainya.
7.
Berdasarkan ruang lingkup sasarannya
Berdasarkan ruang lingkup sasarannya surat terbagi atas
surat intern dan surat ekstern.
II.
BAHASA SURAT
Agar dapat dimengerti maksud dan tujuan surat secara jelas, harus disusun dengan mengggunakan bahasa yang relatif singkat. Sebelum
menulis surat hendaknya dipertimbangkan sebaik mungkin, baik penyusunan
kalimat, arti maupun ketepatan penggunaan kata-kata. Hindari pemakaian
kata-kata yang kurang tepat serta jangan menyinggung perasaan orang yang
dikirimi surat. Bahasa yang digunakan harus benar atau baku sesuai dengan
kaidah bahasa Indonesia, baik
tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimat.
Hal-hal yang
perlu diperhatikan dalam menggunakan bahasa surat adalah sebagai berikut.
·
Hindari kalimat
yang penjang dan berbelit-belit
·
Gunakan
kata-kata dan istilah yang sudah lazim dipai
·
Tempatkan tanda
baca dengan tepat
·
Gunakan ejaan
yang benar
·
Gunakan
singkatan yang umum dipakai
Salah satu syarat agar surat dikatakan baik kalau
jelas dan sopan, hal itu akan dapat dicapai kalau kita menggunakan
bahasa praktis. Bahasa praktis, maksudnya adalah :
1.
Menggunakan kata yang
minim, dapat dimengerti asrtinya oleh
penulis surat
2.
Penulis mampu
menggunakan kata tersebut
3.
Kata yang dipergunakan
sederhana, umum, bukan kata daerah, asing, dan lain-lain.
Selain sebuah keharusan mempergunakan bahasa praktis keberhasilan suatu
surat juga dipengaruhi oleh gaya bahasa.
Dalam surat menyurat gaya bahasa sangat dipengaruhi oleh dua factor
yaitu :
a.Kedudukan penulis surat terhadap
yang dikirim surat.
b.Persoalan yang akan
dikemukakan di dalam surat, misalnya: intruksi, pemberitahuan,
permohonan dan sebagainnya.
Bahasa surat
haruslah efektif. Untuk itu bahasa surat haruslah logis, wajar, hemat, cermat,
sopan dan menarik. Sedapat mungkin dihindari pemakaian kata-kata asing yang
sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia. Bahasa efektif ialah bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Bahasa efektif dapat dikenali dari
pemakaian bahasa yang:
1. Sederhana
Sederhana
berarti bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit, baik tentang pmakaian
kata-katanya maupun kalimatnya. Untuk itu hendaklah dipakai kata-kata yang
biasa dan lazim
2. Ringkas
Kalimat yang
ringkas umumnya lebih tegas dan mudah dipahami sedangkan kalimat yang panjang
biasanya lemah dan kabur serta tidak cepat dipahami maksunya.
3. Jelas
Jelas berarti
tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak mendua makna atau tidak menimbulkan
salah paham.
4. Sopan
Dalam
surat-surat resmi bahasa sopan itu dapat dicapai dengan
beberapa cara sebagai berikut:
a. Kalimat
bervariasi
b. Menggunakan
kata-kata yang sopan atau halus
c. Menggunakan
kata sapaan atau kata ganti
d. Menggunakan
kata-kata resmi (bukan kata
sehari-hari)
5. Menarik
Menarik berarti
dapat membangkitkan perhatian, tidak membosankn dan dapat mengesankan pada angan-angan pembaca.
Hal penting lainnya yang perlu diperhatikan
adalah:
Memahami
kedudukan masalah yang dikemukakan.
Memahami
peraturan-peraturan yang berkaitan dengan masalah itu.
Mengetahui
posisi dan bidang tugasnya.
Hal-hal
lainnya yang berkaitan dengan ketatausahaan.
DAFTAR
PUSTAKA
http://contohsurat.net/2011/03/contoh-surat-pengumuman/#more-63
http://zaifzuned.wordpress.com/2010/07/26/contoh-surat-resmi-pribadi/
Terima kasih telah berbagi izin repost...
BalasHapusBlog Pendidikan