Penyusutan, Pemindahan dan Pemusnahan Arsip

Oleh:

1.       Catur Parah Gumanti Putri,A.Md

2.      Husni Afridah, A.Md

3.      Monica Putri, A.Md

4.      Meldawati, A.Md

5.      Aftalisa, A.Md

I.                   PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang

Arsip merupakan salah satu sumber informasi manajemen. Oleh karena itu, arsip merupakan sesuatu yang penting dalam kegiatan administrasi maupun pelaksanaan tugas suatu lembaga. Mengingat arti penting arsip maka perlu adanya sistem pengelolaan yang sistematis, efektif, dan efisien. Arti penting arsip bukan menjadi alasan untuk menyimpan seluruh  arsip yang dimiliki oleh suatu instansi. Hanya yang benar-benar memiliki nilai guna yang tinggi perlu untuk disimpan secara permanen. Untuk arsip yang nilai gunanya tinggi perlu untuk disimpan secara permanen. Sedangkan untuk arsip yang tidak memiliki nilai guna yang tinggi, apabila telah habis retensi perlu untuk dilakukan pemusnahan. Walaupun demikian bukan berarti untuk memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna dapat dilakukan dengan sembarang, tetapi pemusnahan harus melalui mekanisme yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Program penyusutan arsip berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) serta SE Kepala ANRI Nomor : SE/02/1983 tentang pedoman Umum untuk menentukan Nilai Arsip serta memperhatikan ketentuan-ketentuan yang ada dalam Peraturan Pemerintah Nomor : 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip bagi arsip-arsip yang berasal dari lembaga-lembaga pemerintah untuk arsip perusahaan berpedoman pada PP Nomor 88/1999 tentang pemusnahan dokumen perusahaan. Untuk arsip yang sudah dalam keadaan teratur secara teknis pelaksanaan penyusutan tidak ada keselitan yang berarti. Akan tetapi untuk arsip dalam keadaan tidak teratur (kacau) perlu adanya penataan terlebih dahulu.

Untuk itu perlu secara teknis berpedoman pada SE Kepala ANRI Nomor : SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan pemerintah tentang Penyusutan Arsip. Penyusutan arsip meliputi kegiatan pemindahan arsip in aktif, pemusnahan arsip yang tidak berguna dan penyerahan arsip statis (permanen).

1.2.Tujuan

Tujuan dari makalah ini adalah untuk memberikan informasi mengenai kegiatan-kegiatan meliputi penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip.

II. PEMBAHASAN

2.1. Penyusutan Arsip

Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara pemindahan arsip, pemusnahan arsip dan penyerahan. Hal lain yang perlu dijelaskan dalam definisi penyusutan sebagaimana tertuang dalam PP 34 tersebut memperlihatkan adanya konsepsi pusat arsip. Pusat arsip (dinamis) adalah tempat penyimpanan arsip inaktif, atau sering disebut recors centre. Manfaat adanya pusat arsip dinamis di samping memperoleh efisiensi dan penghematan, juga dalam rangka pendayagunaan arsipinaktif. Arsip inaktif dapat dimanfaatkan secara maksimal sebagai referensi atau sumber informasi organisasi.

Fungsi dari pusat arsip dinamis adalah untuk menghindarkan terjadinya penumpukan arsip inaktif di unit kerja. Dengan demikian mengurangi beban bagi unit kerja juga memudahkan perawatannya. Adanya pusat arsip dinamis dapat memberikan kepastian terhadap arsip-arsip yang bernilai guna permanen. Dan yang lebih penting lagi adalah terjadinya efisiensi baik penggunaan ruangan, peralatan, tenaga, dan waktu.

Tata Cara Penyusutan

Tujuan penyusutan arsip.

            Tujuan penyusutan arsip dapat dilihat dari 2 segi :

1. Dari segi administrasi, tujuan penyusutan adalah :

-          Menghindari pencampuradukan arsip aktif dan inaktif

-          Menghemat biaya

-          Menghemat tempat

-          Untuk memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai permanen dan penting

-          Memudahkan mencari kembali arsip

-          Memudahkan pengiriman ke arsip nasional

 2. Segi Ilmiah.

-          Dari segi ilmiah tujuan penyusutan arsip adalah akan membantu para ilmuwan mengadakan penelitian, terutama arsip-arsip yang sudah mencapai masa statis.

1.    Arsip Teratur

Arsip inaktif yang semasa aktifnya ditata berdasarkan suatu sistem tertentu dan masih utuh penataannya, ditangani dengan cara sebagai berikut :

a.       diperiksa kembali penataannya atas dasar sistem yang digunakan, misalnya         

sistem agenda, sistem kartu/kaulbach, dan sebagainya.

b.      ditertibkan pengaturan fisiknya sehingga penemuan kembalinya dapat   lancar

c.       arsip yang tidak dipergunakan baik oleh Lembaga Negara /Badan Pemerintahan maupun sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional, dipilahkan dan disiapkan daftar pertelaannya untuk kemudian dimusnahkan sesuai ketentuan yang berlaku

d.      arsip yang tidak dipergunakan baik oleh Lembaga Negara/Badan Pemerintah yang bersangkutan, tetapi diperlukan dan penting sebagai badan bukti pertanggungjawaban nasional, dibuatkan pertelaannya untuk kemudian diserahkan kepada Arsip Nasional sesuai ketentuan yang berlaku

e.       arsip yang masih diperlukan dan akan disimpan oleh Lembaga Negara /badan pemerintahan yang bersangkutan dan akan disimpan oleh Lembaga Negara /Badan Pemerintahan yang bersangkutan, ditetapkan jangka waktu penyimpanannya dalam Daftar penyimpanan Arsip;

f.       apabila waktu penyimpanannya berakhir, dibuat Daftar pertelaan Arsip baik untuk keperluan pemusnahan ataupun penyerahannya kepada Arsip Nasional

g.      apabila Jadwal Retensi Arsip mulai berlaku di Lembaga Negara /Badan Pemerintahan yang bersangkutan, maka Daftar Waktu Penyimpanan Arsip disesuaikan dengan ketentuan yang tersebut dalam Jurnal retensi Arsip.

 Untuk arsip yang pengendaliannya menggunakan yang sudah dilaksanakan dengan benar, maka proses pemindahan arsip dari unit Pengolah ke Unit Kearsipan menggunakan sarana yang sesuai ketentuan yang berlaku dalam sistem kartu kendali.

Adapun proses penyusutannya adalah sebagai berikut:

a. Tata Usaha pengolah

1). Secara teratur mengadakan penelitian untuk menentukan nilai arsip berdasarkan JRA

2).   Memisah-misahkan arsip yang dapat dimusnahkan dan yang akan dikirim ke Penyimpanan

3). Menata arsip inaktif yang akan diserahkan ke penyimpanan dalam file tersendiri

4).  Pada waktu yang telah ditetapkan, mengirim arsip inaktif tersebut kepada Penyimpan.

5).  Membuat daftar arsip yang dipindahkan.

b. Unit Kearsipan

Secara teratur melakukan penelitian terhadap arsip yang sudah melampaui JRA. Setelah dilaksanakan penilaian dan penyusutan pada masing-masing unit, kemudian dilaksanakan pemindahan secara berkala dari unit Pengolahan ke Unit Kearsipan.

Tata cara pemindahannya adalah sebagai berikut:

a. Tata Usaha Pengolah

a.       Mengirim arsip inaktif yang tidak digunakan di Unit pengolah ke Unit Kearsipan dengan menukar Kartu Kendali di UP dengan kartu kendali yang di UK.

b.      Menyimpan Kartu Kendali yang berasal dari UK

b. Unit Kearsipan

a)      Menerima arsip inaktif  TU Pengolah beserta Kartu Kendali

b)      Menyimpan Kartu inakatif dalam file

c)      Menyerahkan Kartu Kendali warna kuning kepada kepala TU Pengolah

d)     Mencabut dalam Daftar Pengendalian bahwa arsip telah disimpan

e)      Memusnahkan kartu kendali bagi arsip yang berasal dari UP.

Selain pemindahan, pengertian dari penyusutan arsip juga meliputi pemusnahan arsip dan penyerahan arsip kepada ANRI. Untuk arsip yang pengendaliannya menurut sistem KK maka proses pemusnahannya adalah sebagai berikut:

a. Penyimpanan berkewajiban secara berkala untuk:

1) memisahkan arsip telah melebihi JRA

2) membuat Daftar Arsip yang dapat dimusnahkan berdasarkan JRA;

3) mengajukan arsip tersebut kepada Tim Penilai

4) memberitahu Unit Pengolah beserta Daftar Arsip bahwa arsip telah memenuhi jangka waktu yang telah ditetapkan dalam JRA dan telah disetujui oleh Tim Penilai untuk dimusnahkan.

b. Proses pemusnahan

1) Tim Penilai mengajukan persetujuan tentang pemusnahan arsip kepada lembaga yang berwenang.

2) Disusun berita acara pemusnahan

3) Pelaksanaan pemusnahan dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku.

Adapun tata cara penyerahan arsip statis ke ANRI adalah sebagai berikut:

a. menentukan arsip yang akan diserahkan ke ANRI (Arsip : Statis)

b. mengumpulkan KK

c. dibuat daftar arsipnya

d. kartu Kendali beserta daftar tersebut disampaikan kepada Tim Penilai

e. Tim penilai menentukan arsip statis yang akan dikirim

f. Arsip yang telah dinilai beserta KK dan daftarnya dikirim ke ANRI

g. Pelaksanaan penyerahan ke ANRI dilengkapi berita Acara Penyerahan yang ditandatangani Pejabat dari ANRI.

2.   Arsip Tidak Teratur

Proses penyusutan arsip tidak teratur, baik pemindahannya pemusnahannya, maupun penyerahan ke ANRI harus dibuatkan daftar pertelaan Arsip. Cara penyusutan arsip berupa :

 a. Pemindahan arsip

b. Pemusnahan arsip

c. Penyerahan arsip

Cara Pengurangan Arsip

Peraturan Pemerintah No 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip Bab I Pasal 2 disebutkan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:

1.      Memindahkan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah masing-masing

2.      Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku

3.      Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan ke ANRI

Dengan demikian, inti dari penyusutan arsip adalah upaya pengurangan arsip yang tercipta baik dengan cara pemindahan, pemusnahan, maupun penyerahan. Dari pengertian penyusutan arsip tersebut di atas ada beberapa hal yang perlu ditelaah dan dijelaskan lebih lanjut baik menyangkut komponen serta persyaratan yang perlu dipenuhi.

                  2.2. Pemindahan arsip

Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari aktif kepada arsip inaktif karena tidak jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari. Pemindahan arsip dapat juga berarti kegiatan memindahkan arsip-arsip yang telah mencapai jangka waktu atau umur tertentu ketempat lain. Sehingga filing cabinet yang semula dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan kearsipan sehari-hari dapat dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip baru  (Wursanto Ignasius, 1991 : 216 dalam Kartiandari, 2007).

Tujuannya agar arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya masih tinggi atau sering digunakan dalam rangka pelaksanaan pekerjaan (dinamis aktif) mudah ditemukan kembali bila diperlukan. Dan arsip yang frekuensi penggunaannya seSudah menurun (arsip dinamis inaktif), mungkin hanya satu kali digunakan, dapat diselamatkan dengan mudah, dengan cara memindahkannya ke pusat arsip sehingga dapat didayagunakan sebagai referensi atau berbagai kepentingan. Sasaran lain hendak dituju adalah kedua jenis arsip tersebut tidak bercampur baur menjadi satu sehingga dapat menyulitkan temu kembali arsipnya.

Untuk dapat memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan perlu ditetapkan Angka Pemakaian arsip. Angka Pemakaian yang menunjukkan pada atas atau bawah atas yang seharusnya, berarti arsip yang disimpan di unit pengolah sebagian besar merupakan arsip yang tidak memiliki Nilai guna dan atau ada arsip yang memiliki Nilai abadi. Angka Pemakaian (AP) adalah angka perbandingan antara jumlah permintaan Warkat (arsip) untuk dipakai kembali dengan jumlah warkat yang disimpan sebagai arsip dalam bentuk prosentase. Rumus Angka

Pemakaian adalah sebagai berikut :

  ∑ perrmintaan arsip

            AP  =                                             X 100%

 ∑ arsip yang disimpan

Dalam penyimpanan arsip, ada  jadwal retensi yang mana jadwal retensi tsb adalah suatu catatan yang menunjukkan :

l.  Lamanya masing- masing arsip disimpan pada file aktif (satuankerja) sebelurn dipindahkan ke pusat penyimpanan Arsip (file Inaktif).

2. Jangka waktu lamanya penyimpanan masing-masing / sekelompok arsip      sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan (Wursanto Ignasius, 1991 : 210 dalam Kartiandari, 2007).

Arsip - arsip aktif dapat dikelola di masing-masing unit atau dipusatkan pada salah satu unit, tetapi arsip inaktif harus ditangani secara sentral. Jadi, suatu organisasi harus mempunyai pusat penyimpanan Arsip inaktif. Penetapan jangka waktu penyimpanan didasarkan atas nilai guna arsip tersebut (Sularso Mulyono, 2003 : 92 dalam Kartiandari, 2007).

Adapun kegiatan yang dilakukan pada pemindahan arsip ini adalah sebagai berikut.

v  Penyiapan Sarana Pemindahan Arsip Inaktif

Perangkat lunak pemindahan arsip yang sangat diperlukan adalah ketentuan umum dalam pemindahan arsip, adanya jadwal retensi arsip  yang dibuat oleh instansi berdasarkan keputusan pimpinan instansi yang bersangkutan, formulir, berita acara pemindahan arsip inaktif. Untuk perangkat keras terutama diperlukan adalah  bok arsip. 

Ketentuan umum dalam pemindahan arsip inaktif adalah suatu hal yang disepakati secara umum oleh pimpinan dan staf  yang berada di setiap unit kerja suatu instansi untuk dipahami dan digunakan sebagai acuan dasar dalam melaksanakan pemindahan arsip inaktif.

v  Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif

Tahapan kerja pemindahan arsip inaktif dimulai dari :

o    Penyeleksian arsip inaktif

Seleksi dilakukan di unit kerja/pengolah terhadap seluruh arsip yang tersimpan di sentral file atau pusat penyimpanan arsip aktif.  Tahap kegiatan ini dilakukan untuk  menentukan apakah arsip yang tersimpan di sentral file ini ada yang sudah menjadi arsip inaktif. Untuk menentukan arsip inaktif ini dilakukan berdasarkan jadwal retensi arsip instansi.

o    Pembuatan daftar arsip yang akan dipindahkan

Daftar arsip atau formulir pemindahan arsip inaktif  dapat didesain dengan memperhatikan unsur-unsur keterangan yang secara substansi dibutuhkan dan sesuai kondisi manajemen arsip dinamis instansi.  Dalam kondisi tertentu pemindahan arsip inaktif  langsung menggunakan formulir pemindahan (records transmittal). Sedangkan di Indonesia pada umumnya pemindahan arsip disamping menggunakan formulir berupa daftar pertelaan arsip juga dengan berita acara pemindahan. 

o    Penataan fisik arsip yang akan dipindahkan

Sarana pemindahan arsip inaktif ini akan menggunakan bok arsip yang menjadi standar instansi pada umumnya yaitu mengacu pada Surat Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2000  tentang Standar Bok Arsip. 

o    Serah terima arsip inaktif dari unit kerja ke Pusat Arsip  dengan penandatanganan berita acara pemindahan arsip inaktif.

Serah terima ini dilakukan dengan menandatangani berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif rangkap dua. Setelah penandatanganan Berita Acara unit kerja dan Pusat Arsip masing-masing mendokumentasikan Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif tersebut dan Daftar Pertelaan Arsip.

Sedangkan Unit kearsipan melaksanakaan kegiaan sebagai berikut:

1) menyiapkan tempat ruangan yang memadai

2) menyiapkan sarana yang diperlukan

3) menerima penyerahan arsip beserta DPA maupun Berita Acara Pemindahan.

                  2.3. Pemusnahan arsip

Prosedur pemusnahan arsip adalah sebagai berikut :

1.      Pemusnahan arsip dapat dilakukan untuk arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan lagi atau bagi yang mempunyai JRA, arsip tersebut telah melampaui jangka waktu penyimpanan.

2.      Pemusnahan arsip-arsip yang mempunyai penyimpanan 10 tahun lebih, dilakukan dengan ketetapan pimpinan lembaga-lembaga negara yang terkait. Misalnya arsip kepegawaian harus menyertakan ANRI dan BAKN

3.      Pemusnahan arsip secara total harus disaksikan oleh dua orang pejabat bidang hukum atau bidang pengawasan dari lembaga yang bersangkutan.

4.      Untuk pelaksanaan pemusnahan harus dibuat Daftar Pertelaan Arsip.

Banyak cara yang bisa dilakukan untuk memusnahkan arsip yaitu dengan bahan kimia, pembakaran, atau pulping (dibubur), dan dicacah.

Langkah-langkah yang harus ditempuh dalam pemusnahan arsip arsip adalah:

1) menilai arsip yang akan dimusnahkan, yang pelaksanaanya di lakukan oleh

sebuah Tim Penilai yang dibentuk oleh top manejemen.

2) tim penilai menyusun daftar pertelaan Arsip yang akan diusulkan musnah

3) melakukan pengecekan langsung terhadap arsip yang akan dimusnahkan

4) melakukan koordinasi dengan instansi terkait.

5) mengusulkan arsip yang akan dimusnahkan kepada lembaga yang berwenang

6) menyiapkan Berita Acara Pemusnahan;

7) pelaksanaan pemusnahan sesuai ketentuan yang berlaku.

Penyerahan arsip ke ANRI

Selanjutnya dalam hal penyusutan untuk penyerahan arsip ke ANRI, prosedur pelaksanaannya sbb:

a.    Penyerahan arsip ke ANRI dilakukan untuk arsip yang memiliki nilai guna sebagai bahan pertanggungjawaban nasional, tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari dan juga setelah melampaui jangka waktu penyimpanannya.

b.    Bagi arsip-arsip yang disimpan oleh lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah di tingkat pusat harus diserahkan ke ANRI . Sedangkan bagi yang ada di tingkat daerah harus diserahkan ke Arsip Nasional Wilayah.

Dalam rangka penyerahan arsip statis ke ANRI terlebih dahulu disusun Daftar Arsip yang akan diserahkan, setelah diadakan penilaian terhadap DPA tersebut dan telah disetujui ANRI untuk diserahkan, dibuat berita Acara penyerahan Arsip.

Pelaksanaan penyerahan arsip statis, selain dilakukan penandatanganan Berita Acara pejabat dari ANRI dan pejabat yang berwenang, juga diserahkan Daftar Pertelaan arsip beserta arsip yang diserahkan. 

DAFTAR PUSTAKA

Anastasia, A. 2011. Pemindahan Arsip Inaktif. http://asmianastasia.blogspot.com/2011/05/pemindahan-arsip-inaktif.html  (27 Februari 2012).

Nuraida Ida. 2010. Administrasi Tata Persuratan dan Kearsipan. http://www.sekolahdasar.net//2010/08/administrasi-tata-persuratan-dan.html. 

(13 Februari 2012)

Kartiandari, E. 2007. Pengelolaan Arsip Pada Bagian Tata Usaha Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Jepara. http://www.scribd.com/doc/38820673/14/K-Penyusutan-dan-Pemindahan-Arsip (27 Februari 2012).